A través de la Resolución de Superintendencia No. 129-2021/SUNAT, se aprueba la norma para la reconstrucción de expedientes en la SUNAT.
1. ¿Cuál es el propósito de la norma?
El propósito de la norma es obtener el cumplimiento obligatorio para todas las Unidades de Organizacion (UO) de la SUNAT que tengan a su mando la recepción o generación, trámite y/o custodia de los expedientes que hayan sido recibidos o emitidos por la SUNAT y que hubieran sido objeto de extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto.
2. ¿Quiénes son los responsables de hacer esta labor?
Los trabajadores de la SUNAT son los responsables de mantener un control permanente de los expedientes que son asignados, asimismo verificar de manera periódica su existencia mientras lo tramitan, custodian y/o conservan, velando por la integridad, disponibilidad y fiabilidad de la información contenida en ellos.
Por lo tanto, si se encuentra bajo custodia y responsabilidad de una UO de la SUNAT y si se diera el caso de su extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto, en consecuencia, el trabajador a cargo de su trámite, custodia o conservación, dentro de los plazos que se encuentran establecidos, adoptará las acciones de la presente directiva para la reconstrucción de dicho expediente. Además, estos mismos trabajadores son los que responderán por los daños ocasionados a los administrados.
3. ¿Cómo se realiza el proceso de reconstrucción?
Sustentado en el principio de celeridad, debe ser ejecutado dentro del marco del debido procedimiento administrativo, sin admitir actuaciones administrativas que dificulten su desenvolvimiento o constituyan meros formalismos.
Si dicho expediente fue original y objeto de extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto, por parte de un directivo, el directivo inmediato superior asume el rol de Jefe responsable de la reconstrucción (JERR). En el caso de la Superintendencia Nacional, Superintendencias Nacionales Adjuntas o los Órganos que dependen directamente de la Superintendencia Nacional, la Gerencia de Administración Documentaria y Archivo (GADA) otro directivo podrá asumir el rol.
4. ¿Qué sucede si se halla el expediente original?
Antes de la emisión de la resolución que autoriza la reconstrucción, el encargado de dicha investigación debe comunicar al JERR donde se detalla las condiciones y circunstancias en que se encuentra el expediente.
En caso hubiera pendiente alguna diligencia que de no efectuarse conllevaría grave perjuicio al administrado o a la SUNAT, se realiza conforme a los términos de la documentación existente, dejando expresa constancia de las circunstancias de su realización, en tanto sea posible.
Es importante señalar que se debe emitir una resolución por cada expediente a reconstruir, salvo que estos correspondan a un mismo administrado o a actuados que formen parte de su expediente en cuyo caso se emite una sola resolución, debiendo precisar la materia del proceso al que corresponde cada expediente.
Por último el JEER también deberá informar al JADR la situación del expediente, para que este emita resolución que declara el hallazgo y se disponga la conclusión del proceso de reconstrucción.
De hallarse el expediente en fecha posterior a la emisión de la resolución que declara reconstruido el expediente, se debe agregar el expediente original al expediente reconstruido manteniendo foliación independiente.
Como puede observar, estas notas son enteramente para el mejor manejo de las labores de los funcionarios de SUNAT, sin embargo los administrados deben tomar conocimiento de ello, a efectos de conocer cuando vean vulnerado un derecho en relación al debido procedimiento.
Fuentes: El Peruano / SUNAT 03/09/21